Systém KOSYS je ucelený soubor navzájem provázaných programů pro vedení a řízení malých, středních i velkých společností. Uživatelé KOSYSu jsou vedle obchodních, výrobních a firem poskytujících služby také družstva i neziskové a příspěvkové organizace. Drobní podnikatelé a živnostníci mohou pracovat v KOSYSu dokonce zdarma včetně aktualizací (verze Start).
Systém KOSYS se skládá z jádra a volitelných (navzájem provázaných) modulů: Účetnictví, Faktury, Sklady, Majetek, Mzdy, Pracovníci, Zakázky.
Jádro obsahuje
Ovládací program
zajišťuje manipulaci s datovými knihovnami, jejich úschovu, obnovu, aktualizaci programů. Zajišťuje sdílení uživatelů při práci v síti, modifikuje spouštění pro jednotlivé uživatele sítě.
HES - Zabezpečení systému hesly
Modul zabraňuje neoprávněnému přístupu k informacím, které jsou uloženy pod systémem KOSYS. Jeden z uživatelů má právo udržovat tabulku přístupů, ve které jsou uložena jména všech uživatelů systému a ke každému jménu lze přiřadit přístupové heslo. Oprávnění jednotlivých uživatelů lze stanovit pro jednotlivé moduly, na položky menu, v některých funkcích lze zadat oprávnění na jednotlivá pole záznamu. Ve všech základních obrazovkách lze konkrétnímu uživateli zakázat používání vybraných funkčních kláves nebo povolit pouze prohlížení bez možnosti zadávání, oprav a vymazávání dat. Rovněž se udržuje záznam o době přístupu uživatelů a změnách, které mají vliv na změny celých datových souborů.JUC - Daňová evidence
Roční daňová evidence, rozbor hospodaření za firmu a jeho grafické zobrazení, tisk jednotlivých účtů. Data se přebírají z bankovních výpisů a z pokladen. Mimo standardního počtu sloupců je možno vést podúčty a zakázky. Možnost vedení více pokladen (i devizových), z pokladny je možno hradit faktury vydané i přijaté (korunové i v cizích měnách). EET pro příjmové pokladní doklady. Tisk pokladních dokladů, pokladní knihy, rozpočet DPH na doklady, součty, vyhledávání, aktuální stav. Kurzové rozdíly. Modul je alternativní k Účetnictví.OST - Ostatní
Evidence a psaní dopisů, funkce pro údržbu adresářů zákazníků a evidence užívání aut se sledováním obsahu nádrže dle průměrné spotřeby, doplňováním PHM z pokladny. Cestovné lze "vytahovat" v návaznosti na již pořízené doklady do pokladny, faktur vydaných nebo přijatých. Paměť na již zadané trasy s automatickou korekcí počtu km. Možnost evidence více aut. V tomto modulu jsou také objednávky s možností zobrazení skladu včetně počtu kusů. Položky lze vybrat a přetáhnout do textu objednávky. Jeden dopis či objednávku lze vytisknout na více adres. Dále je zde možnost tisknout štítky na šanony a čárový kód pro např. evidenci majetku.
Telefon
Nezávisle na KOSYSu spustitelný program pro evidenci telefonů a e-mailových adres. Lze vyhledávat a třídit data podle jména nebo firmy a posílat SMS či e-mail.
Kalkulačka
Nezávisle na KOSYSu spustitelný program kalkulačka s tiskem "pásky" výpočtu. Výpočet lze lehce přenášet do ostatních polí programů Windows.Hlídač
Program hlídající splatnost faktur ve zvolených datových knihovnách KOSYSu. Včas budete upozorněni na blížící se termín splatnosti.
Volitelné moduly
UCT - Účetnictví
Po instalaci umožňuje zvolit jednu ze čtyř účetních osnov (Podnikatelé; Rozpočtové a příspěvkové org. a obce; Polit. strany, hnutí, občan. sdružení a jiné nevýdělečné org.; Banky), kterou je dále možno upravit pro individuální použití. Názvy účtů lze vést v několika jazycích a účetní sestavy tisknout ve zvoleném jazyku. Subsystém je plně propojen s ostatními moduly, ze kterých je prováděno automatické účtování i s možností rozúčtování. Obsahuje všechny předepsané sestavy a výpočty: účetní deník, hlavní knihu, předvahu, rozvahu (účetní, daňová, statistická - XML), výkaz zisků a ztrát (účetní, daňová, statistická - XML) a cash flow. Sestavy lze tisknout z více hledisek (např. za období, středisko, zakázku, účet, doklad, aj.). Naleznete zde další sestavy jako středisková analýza, rozbor účtu, porovnání středisek, přehled hospodaření (graf), rozbor zakázek, čerpání rozpočtu, aj., které je možno tisknout i pouze na obrazovku nebo do souboru k odeslání e-mailem. Umožňuje sledovat zakázky a hospodaření více středisek. Kontrolní funkce (inventarizace) pro porovnání s operativními evidencemi, např. s pokladnami, knihami faktur, zálohy, dph, aj. Možnost vedení více pokladen (i devizových), z pokladny je možno hradit faktury vydané i přijaté (korunové i v cizích měnách). EET pro příjmové pokladní doklady. Tisk pokladních dokladů, pokladní knihy, rozpočet DPH na doklady, součty, vyhledávání, aktuální stav. Kurzové rozdíly. Samozřejmostí je funkce roční, která automaticky uzavírá starý a otevírá nový rok. Hospodářský rok nemusí být shodný s kalendářním. Více zpracovávaných roků najednou.
FAK - Evidence faktur
Součástí je evidence zákazníků, která je používána při vystavování faktur, objednávek, přijímání faktur a psaní dopisů. Automatické vyhledání adresy v rejstříku a doplnění do adresáře podle IČ. Přijaté i odeslané faktury jsou evidovány v libovolných měnách. Členění DPH ČR, EU i třetí země přímo na dokladu. Fakturu vydanou v hotovosti jedním tlačítkem vytisknete, zaúčtujete, převedete do pokladny a vytisknete příjmový doklad včetně EET. Při zavádění faktur přijatých je automaticky kontrolována spolehlivost plátce DPH a platnost DIČ v seznamu plátců DPH. Jsou vystavovány příkazy k úhradě jednotlivé, hromadné (tisk nebo homebanking). U odeslaných faktur je možno definovat až pět formulářů pro cizojazyčné faktury, možnost tisku na předtištěné formuláře nebo odeslání e-mailem. Fakturu je možno vytvořit v libovolné měně, využívat sklad, vyskladňovat zboží během vystavování faktury, nebo fakturovat vyskladněné zboží podle zakázky, střediska a období výdeje. Možnost hromadné fakturace dodacích listů. Během vyplňování faktury lze vyskladňovat zboží a vyskladnění se automaticky zaúčtuje do UCT. Při fakturaci je automaticky vypočítávána daň, podle zákazníka je specifikována jedna z prodejních cen nebo slevy a přirážky. Tisk předúčtů, dobropisů, poštovních poukázek, dobírkových poštovních poukázek, podacího lístku nebo tisk do etikety Obchodního balíku ČP. Evidence zaplacených faktur a dlužníků, vystavování penalizačních faktur. Lze tisknout nejrůznější sestavy dle volených hledisek (všechny, nezaplacené, zaplacené, cizí měnu, likvidované, dle datumu účtování, termínu, zaplacení, adresy, za den, měsíc, rok, atd.). V evidenci se chronologicky shromažďují záznamy o operacích s každou fakturou, jako jsou úhrady, zaúčtování, vystavení pokusu o smír, penále apod.
V modulu se zpracovávají bankovní výpisy, během jejich zpracování jsou vyhledávány přijaté a odeslané faktury a prováděna jejich úhrada. Opakující se operace (poplatky bance, úroky, aj.) lze uložit i s předkontací pro příští použití. Program vypočítává a účtuje kurzové rozdíly, umožňuje částečnou úhradu faktur. Lze evidovat více bankovních účtů. Možno zpracovat devizové účty. Možnost importu bankovních výpisů pro většinu bank v ČR. Obdobně je možno odesílat převodní příkazy.
V modulu je možno vystavovat dodací listy s vyskladněním nebo bez vyskladnění zboží ze skladu. Tisk dodacích listů, expedičních příkazů a expedičních příkazů bez cen.
Funkce DPH automaticky vybírá základy a daně z pořízených dokladů faktur, kasy, pokladen a tiskne seznam plnění. Všechny údaje se poté vytisknou v originálním formuláři pro přiznání k DPH za období měsíční nebo čtvrtletní. DPH lze na dokladech evidovat i pro plátce v jiných zemí EU. Automatické sestavení Přiznání, Souhrnného a Kontrolního hlášení a vytvoření XML s připojením na EPO. Automatická kontrola Kontrolního hlášení na řádky přiznání k DPH. V seznamu plnění k dph kontrola na správnou výši sazby na jednotlivých daňových dokladech. Kontrola období pro uplatnění DPH při zavádění dokladů.
SKL - Skladová evidence
Evidence zásob v jednom nebo více skladech ve skutečných cenách. Možnost příjmu v cizích měnách s přepočtem kurzů, možnost volby celních skladů. Pro prodej je možno určit devět prodejních cen pro každou položku, počet pořizovacích cen není omezen. Je možno zapnout automatické stanovení prodejních cen podle předem stanovené marže, kdy prodejní ceny budou přepočítány podle ceny příjmové. Možnost dodatečné změny příjmových cen (dopravné, slevy, clo, spotřební daň, aj.) s automatickou korekcí cen již vydaného. Všechny pohyby jako příjem, výdej, prodej, nákup, převod, vrácení, vnitro, inventura (manko, přebytek), opravy cen jsou automaticky účtovány dle předem nastavených předkontací pro materiál, zboží, výrobky, polotovary, nedokončenou výrobu, zvířata a kapitálový majetek. Tyto pohyby lze uskutečňovat rovněž pomocí čtečky čárového kódu.Pro evidenci lze použít přednastavené metody FIFO (prvně naskladněné zboží jde ze skladu nejdříve) nebo podle expiračních dob. I poté lze zboží vyskladňovat z libovolných karet např. podle již vydané šarže výrobku. Na kartě lze evidovat výrobní čísla, čísla šarží, umístění ve skladu nebo již zmiňované expirační doby.
Automatická kontrola limitů (max, min) zásob na skladech. V základní obrazovce číselníku lze třídit data dle různých hledisek, vyhledávat jakýkoli záznam zobrazovat karty skladových položek a pohyby na kartách. Tisk dokladů k pohybům, seznamů, inventurních stavů i zpětně k zadanému datu, nabídek, etiket čárového kódu, aj.
Propojení skladů s e-shopem je řešeno individuálně.
MAJ - Evidence majetku
Evidence hmotného, nehmotného, drobného dlouhodobého majetku a operativní evidence drobného majetku. Automatické účtování pořízení, vyřazení a odpisů. Měsíční účetní a roční daňové odpisy. Daňové odpisy i pro období hospodářského roku odlišného od kalendářního. Číselník oborů a skupin majetku, tabulka sazeb, rozpis odpisů. Je možno exportovat a importovat majetek ze středisek. Tiskové sestavy podle různých hledisek, tisk štítků pro polep majetku.
MZD - Mzdy
Mzdová evidence osobních údajů zaměstnanců s dalšími údaji potřebnými k výpočtu mezd, sociálního pojištění, zdravotního pojištění a daně. Jsou minimalizovány nároky na vstupní data, po zadání trvalých údajů se při měsíčním zpracování zadávají pouze odchylky (např. nepřítomnost, úkolové výdělky, odměny, dohody). Výpočet mezd (tarifní, úkolové, časové) je prováděn měsíčně, automatické stanovování průměrů náhrad a zaúčtování do modulu Účetnictví. Samozřejmostí jsou výstupy pro penzijní, úrazové nebo životní připojištění odváděné zaměstnavatelem i zaměstnancem. Při výpočtu se zobrazují případné chyby u jednotlivých zaměstnanců s podrobným vysvětlením a nápovědou k opravě. Výplatní pásky lze tisknout v papírové podobě nebo odesílat mailem přímo zaměstnancům nebo vedoucím středisek.
Při rekapitulaci jsou mzdové náklady pojištění, připojištění a daní automaticky účtovány podle předem nastavených účtů. Při opakovaném zpracování se účty automaticky opravují dokud nedojde k přechodu na další období. Tisk přehledů pro pojišťovny do originálního formuláře spolu s tiskem převodních příkazů probíhá automaticky. Převodní příkazy lze odesílat samozřejmě i elektronicky stejně jako vytvářet přehledy pro pojišťovny v XML formátu.
Program umožňuje roční zúčtování daní z příjmů, vyúčtování srážkové daně i daně vybírané zálohově pro finanční úřad rovněž ve formátu k elektronickému odeslání. Dále mzdové listy, tisk evidenčních listů, potvrzení příjmů, zápočtové listy, oznámení o nástupu do zaměstnání, žádost o nemocenské, aj. sestavy potřebné pro hladké vedení mzdové agendy. Navíc v modulu naleznete přehledové statistické sestavy. Veškeré formuláře pro OSSZ lze odesílat i elektronicky.
EVP - Evidence pracovníků
Modul využívá soubory společně s modulem MZD. Obsahuje řadu přehledových a rozborových sestav (Seznamy, Ekonomické plánování, Telefony zaměstnanců, Vedlejší pracovní poměry, Zkrácené prac. úvazky, Zkušební doba, Nástupy, Výstupy, Průměry, Zůstatky dovolených, Předstihová řízení, Penzijní připojištění). Statistika (ISPV - informační systém o průměrném výdělku, Výkaz NemÚr 1-02, Informační systém o platech). Členění podle středisek, funkcí, kategorií a jejich kombinací. Další oblíbenou funkcí jsou Slevy na dani.ZAK - Evidence zakázek
Evidence zakázek a evidence norem spotřeby mezd a materiálu. Předběžná kalkulace nákladů na zakázku podle norem, plánování potřeby materiálu a mezd. Na každou normu lze v číselníku norem specifikovat mzdy, režijní materiál a libovolný počet položek materiálu. Položky a ceny materiálu jsou vyhledávány ve skladu SKL. Rozpočtené zakázky je možno tisknout spolu se seznamem potřebného materiálu. Funkce pro hromadné vyskladnění, rezervace materiálu pro určitou zakázku. Fakturace mezd i materiálu podle rozpočtu nebo podle skutečnosti. Vazba na modul UCT, přebírání skutečných nákladů na zakázky k vyhodnocení plnění zakázek.
